AF ANNE-MARIE SCHROLL / MANIPURA LIVING
(opdateret artikel fra Coronaens udbrud i April 2020)
Mens Corona virus'en fortsat florerer, er flere og flere af os nødt til at arbejde hjemmefra. For nogle er det en vanesag - for andre er det en helt ny og anderledes måde at arbejde på.
Måske du føler, det er både skønt og skræmmende på én og samme gang. For på den ene side er det skønt at være mere hjemme og at have nogle mere rolige morgener, hvor du kan nyde, at du ikke skal jage ud af huset. På den anden side kan det være svært at være så fysisk langt fra dine kollegaer og fællesskabet og samtidig få alle forventninger og ender til at mødes - især for dig der både skal passe dine små børn samt udvise effektivitet på arbejdet.
FRIHED & ANSVAR - 7 GODE RÅD
Jeg har igennem 25 år af mit arbejdsliv jævnligt haft hjemmearbejdsdage. Og jeg elsker det. MEN som med alt andet i livet kræver det en vis disciplin at finde den rette balance mellem frihed og ansvar - både som selvstændig, som leder, som medarbejder og kollega.
Baseret på min erfaring får du her 7 gode råd, du skal være opmærksom på, når du eller en medarbejder arbejder hjemme. Det er på ingen måde en udtømmende liste. Mange jobs, situationer og personlige hensyn kan kræve særlige foranstaltninger - som nu ifm Corona virus'en; Men især for dig der er ny 'hjemmejobber' eller chef for nye 'hjemmejobbere', kan det være rart med et par tips til, hvordan du undgår faldgruber og bevarer en god effektivitet, balance og energi.
(1) SKAB DIN EGEN ARBEJDSPLADS I HJEMMET
DIT sted !
Dine fysiske rammer har stor betydning for din energi, din evne til at fokusere og din effektivitet. Jeg vil derfor anbefale, at du bruger lidt tid og energi på at indrette din arbejdsplads i hjemmet. Det skal være DIT sted, hvor du føler dig godt tilpas. Et sted hvor der er ro og luft omkring dig og hvor du ideelt set kan lade nogle af dine arbejdsting stå eller ligge fremme. Hvis du ikke har et helt rum til rådighed, så find et sted, hvor du har plads til din computer, et tastatur, en mus samt de fornødne arbejdsting.
Hvis I er to, der skal deles om et sted, så del det evt. op i 2 halvdele, så I begge føler Jer 'hjemme', når I sidder ved bordet.
Sørg for at sidde ordentligt med en god stol, der støtter dig i ryggen samt et bord, der højdemæssigt passer til stolen. Har du en bærbar PC kan du overveje, om det giver dig god energi at flytte din arbejdsplads lidt rundt i huset ift lyset samt roen:). Men undgå den bløde sofa for længe ad gangen, da den ubevidst inviterer kroppen til at slappe af og holde fri:).
Hvis du arbejder hjemme over en længere periode, vil jeg anbefale, at du ikke blot sidder med din bærbare PC, men at du beder din arbejdsplads om at få tilkoblet en stationær skærm, et eksternt tastatur samt en ekstern mus. For mange timers arbejde med hovedet ned i en lille Laptop giver hurtigt spændinger i nakke, skuldre og arme.
Skab luft, ro og orden !
En vigtig del af de fysiske rammer er behovet for 'luft', ro og orden omkring dit arbejdssted. Det gælder både i dine omgivelser samt på dit fysiske såvel som virtuelle skrivebord på din computer.
Start med at rydde op!! Rod der ligger for længe dræner dig for energi og forhindrer dig i at være i flow. Orden hjælper dig til at bevare dit fokus, dit overblik og din effektivitet.
Sørg for at kun det vigtigste står fremme. Skab gerne lidt personlig stemning og hygge med lidt billeder, små tableauer, en blomst eller plante og andet, der giver dig god inspiration og energi; Men læg alle småting og papirsstakke pænt væk i skuffer, æsker og skabe, så du skaber luft og god energi.
Hvis du har svært ved at finde ro for støj, kan det anbefales at bruge store høretelefoner med indbygget støjreduktion. Dette kan f.eks. være nyttigt, hvis I er 2 der arbejder hjemme og har telefonsamtaler og onlinemøder i samme rum, samt hvis der er børn til stede som du nok skal se men ikke nødvendigvis høre hele tiden:). Investeringen i høretelefonerne er en sidegevinst, hvis du sidder i store åbne kontorlandskaber på din arbejdsplads, hvor de også kan være særdeles nyttige. Og derudover er de anvendlige til at dæmpe støj og tryk, når du rejser i flyvemaskine, når du motionerer mm.
Ift placeringen af dit arbejdssted er det altid dejligt, hvis du kan finde et bord, hvor du har mulighed for at kigge ud ad vinduet i horisonten - eller ud over dit hjem. Det giver dig følelsen af rum og plads til 'udsyn' og reflektion og vil hjælpe dig til at være visionær og idérig samt bevare din gode energi og dit overblik.
Er der ikke plads til et separat arbejdsbord i dit hjem kan et alternativ være, at du sætter dig ved den ene ende af spisebordet og sikrer dig god luft omkring din computer samt at alle eventuelle papirer er i kasser eller mapper, der kan sættes til side, når arbejdsdagen er ovre:).
Medmindre du har et stort bord er det sjældent rart at blive klemt inde i et hjørne med blikket vendt mod væggen og ryggen ud til resten af hjemmet. Men har du ikke andre muligheder vil jeg anbefale, at du hænger nogle billeder op på væggen, der skaber en 'ramme' for dit kontor. Sørg også for, at du har et godt skrivebords lys så du arbejder et lyst og 'venligt' sted.
(2) 'GÅ' PÅ ARBEJDE - HJEMME HOS DIG SELV
Stå op til sædvanlig tid hver morgen, tag et dejligt bad og klæd dig på - ligesom når du skal hen på din arbejdsplads. For du SKAL jo på arbejde - blot hjemme hos dig selv:). På den måde holder du dine daglige morgenrutiner ved lige, og er frisk og klar til en ny arbejdsdag samt til eventuelle virtuelle møder.
Falder du derimod for fristelsen til at sove lidt længere og hygge med en ekstra kop kaffe i morgenkåben, så kan klokken hurtigt blive 10, inden du er i gang med dagens arbejde. Og beholder du nattøjet eller de bløde joggingbukser på, så 'fortæller' du indirekte din krop og dit sind, at du har en fridag. Og det har på den mest forunderlige vis en betydning for, hvor fokuseret og effektiv, du er i din arbejdsenergi. Prøv selv efter og mærk forskellen.
(3) LAV EN FLEKSIBEL PLANLÆGNING
En af de største årsager til stress er følelsen af, at man mister overblikket og ikke kan nå det, man 'skal' på flere fronter og dermed ikke 'slår til'. Ofte i kombinationen mellem egne og andres forventninger på arbejdspladsen og i privatlivet.
Når du arbejder hjemmefra, er det derfor vigtigt, at du er meget bevidst om dels at bevare en god og sund balance mellem, hvornår du arbejder, og hvornår du holder fri. Men det er måske endnu vigtigere at have en fleksibel indstilling til, at du med fordel kan fordele arbejds- og familietid i intervaller hen over dagen og aftenen. Især hvis du har børn i huset, der enten er hjemme hele dagen eller kommer tidligt hjem fra skole.
* Planlæg din uge og din dag i intervaller med arbejdstid, familie-/børnetid - samt 'alene fritid'
Det er ikke altid let at planlægge sin dag, når man arbejder hjemme. Især ikke hvis du har små børn i huset. For på den ene side er du 'hjemme' hos din familie - men på den anden side kræver arbejdet din fulde opmærksomhed og nærvær. Det gør behovet for en fleksibel planlægning desto vigtigere.
Det lyder måske lidt anstrengende og unødvendigt for nogle, men det kan klart anbefales, at du starter hver uge samt hver morgen med at sætte dig mål for dagen. Det hjælper dig med at holde retning og fokus, så dagen og ugen ikke 'smuldrer' væk i 1000 gøremål.
* Lav en lille, prioriteret liste over de vigtigste ting, du skal nå og prioriter opgaverne ift hvad der er vigtigst, for at du føler, du både har været effektiv på arbejdet og nærværende derhjemme, når dagen er omme. Tænk over hvordan du bedst kan strukturere din dag ift arbejdsopgaver, eventuelle online møder og telefonsamtaler samt at du sikrer dig, at du planlægger intervaller, hvor du har tid til at arbejde i ro uden for mange forstyrrelser. Indlæg tidspunkter hvor du holder 'arbejdspauser' og har tid til at være nærværende overfor dig selv og din familie - måske din partner og børn.
* Put ikke for meget på dagens TO DO. Mange af os bliver lidt overambitiøse, når vi morgenfriske laver dagens planlægning, men min erfaring siger mig, at du maks skal planlægge 70% af din dag, så du har tid og overskud til at være fleksibel ift de små afbrydelser og ekstra opgaver, der altid kommer i løbet af en dag
* Sørg for at lægge de vigtigste og mest krævende opgaver og møder om formiddagen !
Forskning viser, at vores hjerner er mest skarpe og effektive i de tidlige timer inden frokost mens eftermiddagen er bedre til mindre og mere praktiske opgaver samt sociale check-ins.
Vær derfor også opmærksom på, at du ikke bruger hele din formiddag til 'blot' at tjekke indbakken i dine emails med en god kop kaffe ved hånden for dermed at udskyde de lidt større opgaver, der måske kræver mere tid, ro og reflektion til efter frokost. Det er måske også efter frokost at børnene pludselig kommer hjem fra skole og gør det mere vanskeligt for dig at fokusere på de større opgaver.
(4) AFSTEM FORVENTNINGER !
Ifm planlægningen af din dag og din uge er det vigtigt, at du afstemmer forventninger både med dig selv, din familie og din arbejdsplads. På den måde er du proaktiv ift at undgå eventuelle misforståelser og skuffede forventninger.
* Hvilke mål og forventninger har du til din egen dag og uge - realistisk? Det er her du som allerede nævnt med fordel kan kigge kritisk på at udarbejde og prioritere en REALISTISK TO DO liste
* Hav løbende check-ins med din arbejdsplads for at afstemme fælles mål og forventninger
Tal jævnligt med din chef, dine kollegaer og eventuelle medarbejdere, så I holder den faglige samt sociale kontakt ved lige. Tag et medansvar for at holde en god kontakt med hinanden. Det er især vigtigt, når man som nu i en Corona tid hovedsageligt arbejder fra hjemmekontoret og sjældent mødes fysisk. Vær opmærksom på ikke at isolere dig i en 'hjemmearbejds' bobbel, hvor du mister kontakten og opmærksomheden på arbejdspladsen fælles mål og relationer.
Hvis det er nyt for dig eller dine medarbejdere at arbejde hjemme, kan det anbefales at starte dagen med en kort samtale pr. telefon eller video. Især i opstarten så I får afstemt forventninger og planer samt kan sparre med hinanden i gensidig forståelse og tillid. Samtaler - gerne online med kamera - er altid bedre end skriftlige beskeder - ikke mindst i perioder hvor man ikke mødes fysisk. Og når først man har 'mødtes' kort fra morgenstunden og sagt 'hej' til hinanden kommer man ud af sin hjemmebobbel og det er langt lettere at tage kontakt efter behov i løbet af dagen.
* Lav en aftale med din eventuelle partner og børn om, hvordan I indretter dagen og ugen. Vær tydelig i din kommunikation om, hvornår du er sammen med familien, og hvornår du sidder på dit 'kontor' (evt. med høretelefonerne på) og har brug for arbejdsro uden forstyrrelser.
Har du en partner kan I med fordel skiftes til at tage Jer af børnene, så den anden får arbejdsro. Gør en fælles indsats for at få tingene til at fungere og erkend, at det OGSÅ i disse tider er svært at være den 'perfekte' rollemodel i alle henseender:). Og vær fleksibel omkring at arbejdsdagen måske med fordel kan spredes lidt ud over dagen og aftenen, hvis det gør hverdagen lettere for alle.
(5) ZOOM-IN: VÆR FOKUSERET OG NÆRVÆRENDE
Vær fokuseret og nærværende i det du gør, lige nu. Undgå for mange 'til-og-fra' aktiviteter og forstyrrelser, der kaster din opmærksomhed rundt i manegen.
Er du vant til at arbejde hjemme, kan du uden tvivl godt strukturere din dag imellem arbejdsmæssige og private gøremål. Du kender sikkert fordelen ved at gruppere møder og samtaler, så du kan arbejde mere fokuseret og nærværende på dine arbejdsopgaver; Og du har erfaret, hvor langt mere effektivt du ofte kan arbejde, når du er hjemme og kan skabe ro og orden uden en masse møder og små 'forstyrrelser' i løbet af dagen. Måske du også får tid til at ordne lidt vasketøj som en lille tiltrængt pause imellem opgaverne eller tid til at drikke en kop kakao med børnene, når de kommer hjem fra skole.
Er det derimod nyt for dig at arbejde hjemme, vil jeg anbefale, at du i starten undgår fristelsen til for at kombinere dagen med for mange små private gøremål. For mange små afbrydelser suger hurtigt din tid og energi. En ny arbejdsform og dagligdag kræver lidt tilvænning og tid for de fleste.
(6) STAY CONNECTED - ONLINE
Lav som tidligere omtalt en proaktiv indsats for at bevare en god kontakt til din arbejdsplads - til din chef, kollegaer og eventuelle medarbejdere.
Teknikken skal virke !
Sørg for at have en god internetforbindelse og en laptop eller computer, der giver dig adgang til firmaets netværksdrev samt er opsat til online videomøder, f.eks. via Skype, Zoom, Adobe Connect og WhatsApp.
Bed din arbejdsplads om at sørge for, at opkoblingen til din omverden virker samt - hvis muligt - at du har det IT udstyr, du skal bruge for at skabe en god arbejdsdag - herunder som før nævnt en computer eller laptop med ekstern skærm, mus og tastatur samt indbygget kamera til onlinemøder. Derudover evt. høretelefoner til online møder samt med lyddæmpende effekt.
Mød hinanden online
Online møder er det næstbedste alternativ til det fysiske møde, for det giver mulighed for at få en fælles forståelse via øjenkontakt samt at aflæse hinandens kropssprog. Især ved 1:1 dialoger samt i mindre teams og grupper. Ved konferencer i større grupper kræves der et særligt IT konferenceudstyr med video og lyd, der kan få alle deltagere i rummet med..
Tænk over, om det vil virke bedst for dig at sprede dine online møder ud over dagen - eller om du skal prøve at samle dem til visse dage eller tidspunkter på dagen. Det kan dog være et svært puzzle spil, hvis du arbejder i en større virksomhed med mange kollegaer, hvor der ofte er behov for mange møder - og især hvis det er en international virksomhed.
Fordelen ved at samle møderne er, at du skaber struktur og rum til at få ro til andre arbejdsopgaver samt at du kan planlægge din tid hvis du f.eks. har børn hjemme. Ulempen ved at samle dine møder er, at du skal være 'på' i lang tid og kan føle dig 'overloaded', fordi man ofte er mere koncentreret i online møder. Vær opmærksom på, hvad der virker bedst for dig og prøv at strukturere din dag derefter i åben dialog med din arbejdsplads.
Ved Coronaens udbrud i foråret 2020 hørte jeg adskillige beretninger fra ansatte på forskellige store, internationale arbejdspladser, der deltog i TIMEVIS af online møder igennem dagen. Mange møder var blot flyttet fra fysiske til digitale væg-til-væg møder mens nye møder forståeligt var drevet af behovet for at få afstemt fælles retning og fokus i en ny og ukendt situation med virus; Men den nye arbejdssituation kan også være en anledning til at få revurderet 'behovet' for væg-til-væg møder, der især er udbredt i større organisationer. Både som leder og medarbejder bør der konstant være fokus på færre, kortere og mere effektive møder, så der skabes tid, ro og luft til at være visionær, strategisk, kreativ og fordybende på andre tidspunkter af dagen. Effektive møder er et separat emne:).
3 TIPS NÅR DU DELTAGER I ONLINE VIDEOMØDER HJEMMEFRA
(1) Afslappet arbejdspåklædning
Du kender din virksomhed bedst, men jeg er sikker på, alle har forståelse for, at man ikke sidder i jakkesæt med hvid skjorte eller pæn kjole, når man ringer ind online hjemmefra. Det vil måske være lidt overkill. Omvendt vil jeg ikke anbefale, at man sidder i nattøj og joggingtøj, da man er 'på arbejde'!
(2) Bevar en god mødedisciplin
* Hav et klart formål samt en struktureret agenda for mødet
* Udsted en mødeleder (måske dig selv:)), der søger for at komme hele vejen rundt samt sikrer en god opsummering på mødets agendapunkter samt aftale om næste skridt, der er klare for alle
* Brug 5-10 minutter på at 'tjekke ind' med hinanden, hvor alle kort siger noget. Afhængig af konteksten og Jeres arbejdsform kan et check-in være rent formelt - f.eks. at opnå enighed omkring forventninger til mødet samt agendaen; Men det kan også være lidt mere uformelt ift hvordan det går med at arbejde hjemmefra osv osv. Det kan for nogle føles lidt som spildte minutter men erfaringen viser, at når alle lige får sagt 'hej' og kigget hinanden lidt i 'øjnene' stiger energien og fortroligheden i 'rummet', og mødet bliver mere harmonisk og effektivt. Ved online møder, hvor man ikke mødes fysisk, er endnu vigtigere at mødelederen sikrer sig, at alle lige får sagt hej og at man virtuel får 'kigget hinanden i øjnene'. Så er man i gang, og det er lettere!
* Fat dig i korthed, bevar en god tone og afbryd ikke andre, når de taler. Det skaber forvirring og manglende fokus - især på onlinemøder, hvor teknikken til tider kan gøre det lidt sværere at følge med hvis debatten kører for ustruktureret.
(3) HUSK DU ER ONLINE med både video og højtaler 🙂
På mange onlinemøder skifter video billedet alt efter hvem der taler. MEN ikke altid. Så pas på, hvad du gør. Også selvom du ikke taler :). Husk du er 'på arbejde' i en professionel sammenhæng. Husk at mute og un-mute din højtaler, så du ikke forstyrrer de andre med unødig støj; Men sid helst et sted i hjemmet, hvor du kan være uforstyrret.
(7) BEVAR DEN GODE ENERGI !
Nogle mennesker elsker at arbejde hjemme, fordi det giver ro og frihed - selvfølgelig under ansvar. Andre har det svært med at undvære det fysiske arbejdsmiljø og den sociale kontakt i virksomheden og føler det er vanskeligt at holde motivationen og energien oppe.
Tag ansvar for at holde din motivation og energi oppe
Vær opmærksom på hvordan du selv reagerer i situationen og mærk efter, hvad du selv kan gøre for at få det bedste ud af situationen. Vær proaktiv og tag ansvar for at indrette din dag samt at holde kontakt med dine kollegaer, så du holder din motivation og energi oppe.
Er du leder?
Er du leder er det vigtigt, at du beholder en god dialog med dine medarbejdere, og at du er opmærksom på, hvordan de reagerer på hjemmearbejde. Støt op om den enkeltes behov og hvis nødvendigt bør du hjælpe dem med at prioritere opgaver og strukturere deres dag. Især i Corona situationen. Sørg for at holde motivationen og energien så høj som muligt både hos dig selv og hos dine medarbejdere, så tilfredsheden, sammeholdet og energien er intakt.
SIDDER DU INDE MED ET GODT RÅD??
Del gerne dine egne erfaringer og råd til en effektiv hjemmearbejdsplads til glæde og gavn for os alle.
Rigtig god fornøjelse 🙂
Kærlig hilsen Anne-Marie
